Структура делового письма (Фиксация договоренностей)

Всем привет дорогие читатели блога, Какработать.ру.

В этой статье хочу поделиться с вами структурой делового письма. В своей трудовой деятельности мне очень часто приходится писать письма клиентам.

Я думаю, что деловое письмо необходимо писать только в том случае, если у вас уже был первый контакт с клиентом, Иначе ваше письмо будет выглядеть как спам и вряд ли принесет какую-то пользу вам и вашему клиенту.

Структура делового письма

В нашей статье мы разберем фиксацию договоренностей и отправку предложения. Ваше письмо должно быть мотивирующим, чтобы получатель открыл его, посмотрел вложения и начал читать.

И чтобы написанное вами письмо было открыто, прочитано и клиент на него отреагировал, необходимо знать следующие правила.

Структура делового письма

Очень важно, чтобы ваше письмо было максимально кратким и не занимало более одного экрана, с учетом интерфейса почтового клиента. Люди не любят много читать и уж тем более прокручивать текст письма. Скорее всего ваш получатель просто пробежится по тексту, заметит несколько слов в предложении и закроет его.

Поэтому пишем коротко и по делу, по следующей структуре.

Вступление (ЗАЧЕМ?)

Постарайтесь ответить на вопрос, зачем получателю его читать?

Письмо можно начать, со следующих строк:

  • В соответствии с достигнутой ранее договоренности…
  • В ответ на ваш запрос…
  • В продолжение нашего телефонного разговора…
  • И так далее…

Естественно перед этими строчками, не забываем приветствовать получателя, ему будет очень приятно если вы напишите его имя.

Основная часть (Что и Как?)

Опишите суть вашего предложения, приведите доказательства, факты и так далее. Напишите основные ваши отличия от других предложений, решите типовые проблемы клиента прямо в письме.

Например:

Использовав техническую документацию вашего автопарка, наш специалист подобрал для вас применимые смазочные материалы в соответствии с требованием автопроизводителя.

Использование наших смазочных материалов, позволит вам сократить ежемесячные расходы на 20%, без потери качества и эксплуатационных свойств.

Во вложении, вы можете увидеть технические характеристики, а также цены на нужные вам продукты.

Также, прилагаю рекомендательное письмо от ООО “Колеса и Рама”, которые уже успешно применяют наши продукты в своей технике.

По легенде ООО “Колеса и Рама”, это известный на рынке игрок со схожей деятельностью нашего клиента.

Заключение — понимание дальнейших коммуникаций (Что дальше?)

В этой части делового письма, вам необходимо написать призыв к действию. Получатель должен понять, что ему нужно сделать прямо сейчас, когда он дочитал письмо и открыл вложения.

  • Предлагаю встретиться в середине следующей недели, для обсуждения деталей.
  • Сообщите нам, пожалуйста, какой из вариантов вам предпочтительней?
  • Охотно отвечу на все ваши вопросы!
  • Сообщите, достаточно ли вам этой информации для принятия решения?

Ваши контакты для связи

Оформите подпись к своему письму, например начиная со слов

С уважением, ФИО.

Тел. сот:

Тел. офис:

Название компании:

Должность:

Логотип маленького размера (по желанию).

Если вы отправите деловое письмо именно в таком виде, соблюдая структуру и максимально изложив в тексте суть вашего предложения, а также напишите призыв к действию, то у вас будет гораздо больше шансов на то, что ваше письмо прочтут и это точно отличит вас от конкурентов и типовых писем.

После письма, выждите время и сделайте контрольный звонок, задайте нужны вопросы.

На этом у меня все, надеюсь что эта статья была для вас полезной.

Жду ваши вопросы в комментариях ниже. Успехов в работе и бизнесе!

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Эльдар / автор статьи
Обо мне можно прочитать здесь "О проекте"
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Как работать.ру
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: